Công tác Văn thư lưu trữ

Lập hồ sơ hiện hành là trách nhiệm, công việc thường xuyên và liên tục của cán bộ, công chức, viên chức và văn thư cơ quan, đơn vị

04:10 16/11/2018

Lập hồ sơ hiện hành là trách nhiệm, công việc thường xuyên và liên tục của cán bộ, công chức, viên chức và văn thư cơ quan, đơn vị. Lập hồ sơ hiện hành tốt góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức và văn thư cơ quan. Qua đó, giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng một cách hiệu quả nhất

     Vai trò của phương pháp lập hồ sơ hiện hành
     Việc lập hồ sơ hiện hành giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ hiện hành được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Công việc này giúp cho cán bộ và Thủ trưởng cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.

              Hệ quả của việc không tổ chức tốt lập hồ sơ công việc
     Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư từ Điều 21 đến Điều 24 quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Như vậy, việc lập hồ sơ hiện hành là một công việc bắt buộc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ những công việc mình đã làm. Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau:
     Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cá nhân hay tổ chức.
     Những văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm cùng giá trị pháp lý và phải đủ, đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và hình thành trong quá trình thực tế giải quyết công việc. Những văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều (trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử và thực tiễn, có văn bản có giá trị trong thời gian ngắn, có văn bản hết hiệu lực sau khi công việc đã giải quyết xong). Các loại văn bản khác nhau có giá trị không giống nhau nên yêu cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành, nghiên cứu, sử dụng và thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: những văn bản có giá trị được xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, những văn bản hết giá trị được loại bỏ. Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu của các văn bản trong hồ sơ phải chặt chẽ, chính xác và đồng đều. Công việc này sẽ làm tăng thêm chất lượng của hồ sơ và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng sau này.
     Lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị được tiến hành trong hai trường hợp: cơ quan, đơn vị đã có Danh mục hồ sơ và không có Danh mục hồ sơ:
    Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong năm có ghi rõ thời hạn bảo quản. Danh mục hồ sơ được các cơ quan đơn vị lập từ cuối năm trước để thực hiện vào đầu năm sau, giúp cho công tác lập hồ sơ, phân loại tài liệu trong các cơ quan, đơn vị được chủ động và chính xác, quản lý văn bản được chặt chẽ, tạo điều kiện cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trách nhiệm lập dự thảo bản Danh mục hồ sơ do cán bộ văn thư hoặc cán bộ văn phòng dự thảo, xin ý kiến các phòng chuyên môn và trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ban hành. Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đã được cấp có thẩm quyền quy định.
     Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ hiện hành
     Có thể thấy rằng lập hồ sơ hiện hành đã phát huy được tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức.
     Đối với các cơ quan, đơn vị đã có bản Danh mục hồ sơ thì cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ (trên đó có các yếu tố: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bảo quản, người lập hồ sơ, ghi chú) và ghi số, ký hiện và tiêu đề lên bìa hồ sơ. Trong quá trình hình thành và giải quyết công việc sẽ lần lượt để các văn bản hình thành có liên quan vào các bìa hồ sơ đó. Sau khi công việc hoàn tất thì người lập hồ sơ thực hiện thao tác hoàn thiện hồ sơ như: thu thập các văn bản còn thiếu, đồng thời, loại bỏ những văn bản hết giá trị, trùng thừa; sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo trình tự diễn tiến công việc và đặc trưng tên gọi của văn bản, tác giả của văn bản hoặc theo vấn đề; đánh số tờ để định vị thứ tự văn bản trong hồ sơ, viết mục lục văn bản trong hồ sơ và viết chứng từ kết thúc.
     Đối với các cơ quan, đơn vị chưa lập được bản Danh mục hồ sơ từ cuối năm trước thì cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành cần phải thực hiện một số công việc theo trình tự nhất định, cụ thể như sau:
     Phân định hồ sơ: căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản đã hình thành trong công việc của mình để lập thành các hồ sơ cụ thể, đảm bảo yêu cầu về lập hồ sơ. Phân định hồ sơ là khâu quan trọng nhất của công tác lập hồ sơ hiện hành khi cơ quan, đơn vị chưa ban hành được Danh mục hồ sơ. Để chọn ra đặc trưng chủ yếu của hồ sơ, cần căn cứ theo các đặc trưng phổ biến của văn bản như: đặc trưng vấn đề, tên loại, tác giả, thời gian ban hành... Cần ưu tiên nội dung văn bản đề cập làm cơ sở lập hồ sơ, điều này sẽ tạo điều kiện cho việc xem xét, nghiên cứu hồ sơ theo từng vấn đề, vụ việc được đầy đủ, nhanh chóng, hoàn chỉnh; nội dung của hồ sơ sẽ phong phú, đầy đủ, phản ánh rõ công việc của cán bộ, công chức, viên chức đã làm. Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan mà cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành có thể lập một số hồ sơ hoặc nhiều hồ sơ hiện hành, mỗi hồ sơ phản ánh một việc cụ thể được giao. Ngoài việc phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, cán bộ, công chức, viên chức được giao trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành cũng có thể vận dụng theo các đặc trưng khác như: tên loại, tác giả, cơ quan giao dịch hoặc thời gian, địa điểm ban hành văn bản.
     Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: là việc sắp xếp lại các văn bản đã có trong hồ sơ theo một trình tự hợp lý, khoa học phục vụ việc tra cứu văn bản được nhanh chóng, thuận lợi. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ có thể tiến hành theo trình tự thời gian; theo số thứ tự của văn bản kết hợp với thời gian; theo trình tự giải quyết công việc; theo vần chữ cái các văn bản có trong hồ sơ....Tuỳ tình hình cụ thể của mỗi hồ sơ mà cán bộ, công chức lựa chọn hình thức sắp xếp cho phù hợp
     Đánh số tờ: là việc dùng bút chì đánh số thứ tự từ trên xuống dưới các văn bản đã được sắp xếp, nhằm cố định vị trí của các văn bản đã có trong hồ sơ. Vị trí đánh số tờ là góc trên bên phải của văn bản.
     Biên mục hồ sơ: là việc viết lên bìa hồ sơ thành phần, nội dung cũng như những thông tin cần thiết khác của các văn bản có trong hồ sơ để phục vụ việc tra tìm, nghiên cứu và sử dụng lâu dài. Để việc lập hồ sơ hiện hành thực sự phát huy được hiện quả thì yêu cầu về biên mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng. Mỗi hồ sơ hiện hành cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Việc biên mục hồ sơ là việc được thực hiện ở văn thư cơ quan và lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử (nếu tài liệu nộp lưu chưa đáp ứng được yêu cầu lập hồ sơ). Để thực hiện biên mục được chính xác cần nghiên cứu kỹ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông; thành phần nội dung tài liệu được hình thành và nội dung các văn bản đã có trong hồ sơ. Biên mục bên trong và bên ngoài hồ sơ nhất thiết phải thực hiện theo các quy định của Nhà nước.
     Viết chứng từ kết thúc: là việc ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ. chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng và được sắp xếp sau cùng các văn bản trong hồ sơ, thể hiện một số yếu tố thông tin cụ thể: số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái các văn bản của hồ sơ, ngày tháng lập hồ sơ, người lập hồ sơ.
     Công tác bảo quản, khai thác, sử dụng phục vụ nhiệm vụ chính trị, chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức cần phải làm thường xuyên và liên tục. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời, cần có sự quan tâm, chỉ đạo sâu sát của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Từ đó, từng bước nâng cao chất lượng hoạt động chuyên môn, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, hoàn thành nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao.

     Tổ chức tốt công tác lập hồ sơ công việc mang lại hiệu quả cao trong công việc và hiệu quả trong khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
     Hiểu được vai trò, giá trị của công tác lập sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hơn bất kỳ cơ quan nào hết, Lãnh đạo Sở Nội vụ rất quan tâm chỉ đạo thường đối với công chức, viên chức Sở phải lập hồ sơ công việc. Trong đầu năm 2018, Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch và thành lập Tổ kiểm tra đối với các phòng, ban thuộc Sở về công tác lập hồ sơ. Bên cạnh việc kiểm tra đồng thời hướng dẫn trực tiếp để công tác giao nộp hồ sơ được thuận tiện và đúng quy định.

          Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh năm 2018
     Ngoài công tác kiểm tra nội bộ, công tác kiểm tra chuyên ngành về lĩnh vực văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh và nhất là công tác lập hồ sơ công việc cũng được thực hiện thường xuyên, liên tục góp phần đưa công tác này đi vào nề nếp./.