Bàn giao tài liệu đã chỉnh lý của huyện Chợ Mới

04:59 31/10/2017

Thực hiện Quyết định số 301/QĐ-UBND ngày 23 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về việc phê duyệt Kế hoạch thực hiện Đề án "Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang" năm 2017.

               Ngày 18 tháng 10 năm 2017, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tổ chức bàn giao khối tài liệu của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Chợ Mới. Theo Kế hoạch, tổng số tài liệu của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Chợ Mới được thu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉnh lý là 77,4 mét tài liệu. Trong đó tài liệu rời lẻ là 57,4 mét và tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ là 20 mét.
               Các tài liệu đưa ra chỉnh lý là các văn bản hành chính, tài liệu được bó thành từng bó, một số tài liệu đựng trong hộp đã được lập hồ sơ nhưng chưa đúng theo quy định hiện hành và không có công cụ tra cứu. Thời gian xa nhất của tài liệu là từ năm 1983 và thời gian gần nhất là năm 2016. Phần lớn những tài liệu liên quan đến lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội trên địa bàn huyện. Các tài liệu này được hình thành từ sau giải phóng đến nay, một số tài liệu đã trải qua thời gian lưu trữ lâu dài, công tác bảo quản chưa khoa học và đúng quy định, chất lượng giấy kém. Do đó, một số tài liệu bị xuống cấp, dính vào nhau, nội dung tài liệu bị mờ... Riêng những tài liệu hình thành trong những năm gần đây còn tốt.
               Sau khi chỉnh lý theo quy trình kỹ thuật nghiệp vụ lưu trữ, số tài liệu trên được chia thành 03 phông gồm: Phông Hội đồng nhân dân huyện Chợ Mới, Phông Ủy ban nhân dân huyện Chợ Mới, Phông Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Chợ Mới, số lượng tài liệu còn giá trị giữ lại bảo quản là 57,33 mét gồm 819 hộp = 6.389 hồ sơ.
               Cùng với việc bàn giao tài liệu được chỉnh lý khoa học, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cũng đã chuyển giao phần mềm quản lý khối tài liệu đã được chỉnh lý cho cán bộ làm công tác văn thư của UBND và HĐND huyện Chợ Mới, giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng tra tìm tài liệu theo yêu cầu.
               Tại buổi bàn giao, đồng chí Nguyễn Văn Tuấn, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, kiêm Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã yêu cầu Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Mới có sự quan tâm bảo quản kho lưu trữ và phân công cán bộ văn thư, lưu trữ quản lý khối tài liệu vừa được bàn giao để tổ chức tra tìm được dễ dàng, nhanh chóng./.

Thanh Cường - Chi cục Văn thư Lưu trữ