Kiểm tra công tác Văn thư Lưu trữ năm 2020

11:03 07/09/2020

Thực hiện Kế hoạch số 117/KH-SNV ngày 04 tháng 02 năm 2020 của Sở Nội vụ về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2020.

Theo đó, trong tháng 7 và tháng 8 năm 2020, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, tại các cơ quan, tổ chức thuộc các Sở Ngành, huyện, thị, bao gồm: Đài Phát thanh và Truyền hình An Giang; Cục Hải quan An Giang; Sở Xây Dựng; Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra thị xã Tân Châu; Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện An Phú; Chi cục Thuế Khu vực Chợ Mới - Phú Tân, Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Chợ Mới; Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội, Thanh tra huyện Thoại Sơn.

 

Ông Nguyễn Văn Tuấn - Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trưởng đoàn Kiểm tra (bìa bên trái) phát biểu kết luận tại buổi làm việc với Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội, Phòng GD&ĐT huyện An Phú.

Ông Dương Văn Lịnh - Phó Chi cục trưởng Chi cục văn thư - Lưu trữ phát biểu kết luận tại buổi làm việc với Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội, Thanh Tra huyện Thoại Sơn.

Ông Nguyễn Minh Đức An (bìa trái), Trưởng phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, kiểm tra thực tế công tác lập hồ sơ giấy tại phòng GD&ĐT huyện An Phú.

Tại các đơn vị được kiểm tra, hầu hết lãnh đạo các cơ quan, tổ chức quan tâm chỉ đạo sâu sát đối với công tác văn thư, lưu trữ; triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức quan tâm, chú ý đến công tác bố trí công chức, viên chức, nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư các thiết bị, phương tiện cần thiết để phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhờ đó, công tác văn thư, lưu trữ góp phần tích cực trong hoạt động điều hành quản lý nhà nước ở các cơ quan, tổ chức.

 
Hình ảnh Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý khoa học của Sở Xây dựng tại thời điểm kiểm tra

.Bên cạnh những ưu điểm đạt được các cơ quan, tổ chức vẫn còn một số hạn chế, khó khăn sau: Công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan tổ chức đa số kiêm nhiệm nhiều công việc nên chưa dành nhiều thời gian  nghiên cứu nghiệp vụ chuyên môn, chưa chủ động tham mưu ban hành đầy đủ các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế; việc thực hiện các khâu trong nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến, soạn thảo và trình bày văn bản; lập hồ sơ và thu thập nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa đúng quy định; điều kiện cơ sở vật chất và kinh phí hạn chế nên phòng kho lưu trữ và phương tiện trong kho tại một số cơ quan, tổ chức chưa được bố trí theo quy định; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chưa thực hiện đồng bộ,...Bên cạnh đó, hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử của tỉnh chưa đáp ứng được chức năng cơ bản như lập hồ sơ công việc theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

 
Thực trạng tài liệu bó gói, tích đống chưa được chỉnh lý khoa học trong kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan, đơn vị tại thời điểm được kiểm tra.

Tài liệu tại các kho lưu trữu của một số cơ quan, tổ chức do không được lưu trữ, bảo quản đúng quy định, hiện đang có nguy cơ bị xuống cấp.

Tại các buổi làm việc, ngoài việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, Đoàn kiểm tra cũng đã kiến nghị các cơ quan, đơn vị khắc phục những tồn tại, hạn chế, tiếp tục quan tâm chỉ đạo nhiều hơn nữa đối với công tác văn thư, lưu trữ, nhất là công tác lập hồ sơ công việc đối với hồ sơ giấy, lập hồ sơ trên môi trường mạng đối với văn bản điện tử và thu thập, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Quan tâm bố trí kinh phí xử lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTG ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản an toàn, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ./.

Minh Toàn, Chi cục Văn thư- Lưu trữ