Thực hiện Kế hoạch số 403/KH-SNV ngày 14 tháng 03 năm 2022 của Sở Nội vụ tỉnh An Giang về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2022. Ngày 12 tháng 07 năm 2022, Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra đối với đơn vị Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh An Giang.Thành phần Đoàn kiểm tra gồm có: ông Dương Văn Lịnh - Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm Trưởng đoàn, ông Nguyễn Minh Đức An Trưởng phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ - Phó đoàn cùng với các thành viên là công chức chuyên môn, nghiệp vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Tiếp và làm việc với Đoàn kiểm tra có ông Võ Hoàng Phi - Chánh Văn phòng Sở kế hoạch và Đầu tư cùng với các công chức của đơn vị.
(Đoàn kiểm tra làm việc tại Sở Kế hoạch và Đầu tư) Tại buổi làm việc, Đoàn đã tiến hành kiểm tra với các nội dung: Việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ; công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ tại đơn vị; công tác triển khai thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo, quản lý, ban hành văn bản, quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật…; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, xử lý tài liệu tồn đọng, bảo quản hồ sơ, tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ… Qua quá trình kiểm tra cho thấy đơn vị đã quan tâm và triển khai thực hiện tốt các hoạt động văn thư, lưu trữ như: công tác tuyên truyền các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương và các văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ; ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo và ban hành văn bản về cơ bản đã đáp ứng theo yêu cầu của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, quy trình soạn thảo và ban hành đảm bảo đúng quy định hiện hành; quy trình quản lý văn bản đi, văn bản mật được mở sổ quản lý theo đúng quy định; bố trí kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu và trang bị giá, kệ, tủ đảm bảo bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu… Bên cạnh những kết quả đạt được, Đoàn kiểm tra cũng đã nêu ra những mặt còn tồn tại, hạn chế đối với công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị như: chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, chưa thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chưa thực hiện lập hồ sơ công việc…. Trong quá trình kiểm tra Đoàn kiểm tra đã trực tiếp hướng dẫn đơn vị thực hiện đúng các quy trình, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhất là công tác lập hồ sơ trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử
(Thành viên Đoàn kiểm tra trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ tại đơn vị) Kết thúc buổi làm việc, Đoàn kiểm tra đánh giá cao công tác chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của đơn vị thời gian qua, đồng thời đề nghị Sở Kế hoạch và Đầu tư tiếp tục quan tâm chỉ đạo hơn nữa đối với công tác văn thư, lưu trữ như: ban hành các văn bản, hướng dẫn chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, Danh mục hồ sơ cơ quan, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; vệ sinh kho, khử trùng mối mọt định kỳ… nhất là công tác triển khai thực hiện lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định./.
