Tại buổi làm việc, Đoàn kiểm tra đã nghe báo cáo tình hình hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị và tiến hành kiểm tra thực tế công tác văn thư và công tác lưu trữ tại đơn vị.
Qua kiểm tra thực tế cho thấy lãnh đạo đã quan tâm và triển khai thực hiện tốt các hoạt động văn thư, lưu trữ như: thường xuyên tuyên truyền cho các cán bộ, công chức tại Toà án Nhân dân tỉnh và triển khai rộng đến Toà án Nhân dân các huyện, thị xã, thành phố các văn bản hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; công tác soạn thảo và ban hành văn bản về cơ bản đã thực hiện đúng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy định chung của Toà án nhân dân Tối cao; quản lý văn bản đi và văn bản đến bằng phần mềm chung của ngành Toà án, có mở sổ đăng ký; quản lý văn bản mật đúng quy định; có lập hồ sơ chuyên ngành và thực hiện giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ…; thực hiện thường xuyên công tác thu thập hồ sơ án; bố trí kho lưu trữ đảm bảo bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu với đầy đủ trang thiết bị, phương tiện phòng cháy chữa cháy; công tác lưu trữ đảm bảo cho việc phục vụ, khai thác, sử dụng tài liệu,…
Bên cạnh những ưu điểm, Đoàn kiểm tra cũng đã nêu ra những mặt còn tồn tại, hạn chế đối với công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị như: chưa ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm; chưa lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đối với hồ sơ quản lý hành chính; chưa chỉnh lý tài liệu tồn đọng….
(Thành viên Đoàn kiểm tra trực tiếp tại bộ phận Văn phòng của toà) Kết thúc buổi làm việc, Đoàn kiểm tra cũng đã đề xuất, kiến nghị với Lãnh đạo Toà án nhân dân tỉnh để công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị được tốt hơn: cần quan tâm công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao kỹ năng, kiến thức cho công chức, người làm công tác văn thư, lưu trữ tại Tòa án tỉnh, các Tòa cấp huyện, thị xã, thành phố; sớm ban hành các văn bản hướng dẫn, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; quan tâm hơn nữa công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; triển khai chỉnh lý, xử lý tài liệu tồn đọng; quan tâm công tác quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử…
Đại diện Lãnh đạo Toà án Nhân dân tỉnh ghi nhận và tiếp thu các ý kiến của Đoàn kiểm tra, đồng thời sẽ tổ chức khắc phục các tồn tại, thiếu sót thực hiện tốt hơn nữa nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ trong thời gian tới./.
